[TITRE : Diapositive 1 – Bienvenue]
Nous vous souhaitons la bienvenue à cet enregistrement audio fourni à l’appui de la présentation « Rôles et responsabilités des organismes responsables à l’échelle provinciale et locale » disponible sur la page Web Pour l’avancement de la santé mentale du ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse à l’adresse Ontario.ca\avancementsantementale.
Cette information a pour objet de vous aider à vous préparer pour le processus d’identification de l’organisme responsable à Cochrane Timiskaming qui a été lancé le 15 janvier 2018.
Je m’appelle Hélène Moncion et je travaille au bureau des services en français au ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse. Ma collègue Amélie se joint à moi aujourd’hui.
Merci, Hélène. Bonjour à tous. Je m’appelle Amélie Coquereau et je travaille aussi avec le bureau des SEF. Je suis heureuse d’avoir l’occasion de participer à cette webémission aujourd’hui.
Nous allons commencer dès maintenant.
[TITRE : Diapositive 2 – Aperçu]
Commençons à la diapositive 2 – Aperçu.
Nous avons produit cet enregistrement audio et l’avons mis avec la présentation sur notre page Web afin que toute partie intéressée puisse les consulter.
Cependant, nous ne voulons pas que vous pensiez qu’il ne vous sera pas possible de nous poser des questions au sujet du processus d’identification ou de demande simplement parce qu’il s’agit d’un enregistrement. Une période formelle de questions est prévue dans le cadre du processus, dont il sera question un peu plus tard.
[TITRE : Diapositive 3 – Objectifs]
Passons maintenant à la diapositive 3 – Objectifs
Nos trois principaux objectifs pour la séance sont les suivants :
Accroître votre compréhension du rôle de l’organisme responsable;
Vous préparer pour le processus d’identification d’un organisme responsable pour Cochrane Timiskaming; et
Répondre à certaines questions courantes qui ont été soulevées lors de séances précédentes et expliquer le processus pour toute autre question que vous pourriez poser et pour la fourniture de réponses par le ministère.
[TITRE : Diapositive 4 – Pour l’avancement de la santé mentale]
Diapositive 4 – Pour l’avancement de la santé mentale. Même si nous savons que vous êtes nombreux à avoir déjà participé à l’initiative Pour l’avancement de la santé mentale, nous aimerions simplement revoir rapidement comment nous en sommes arrivés à être réunis ici aujourd’hui.
[TITRE : Diapositive 5 – Pour l’avancement de la santé mentale]
Nous passons maintenant à la diapositive 5.
Le Ministère a publié, en 2006, le document Une responsabilité partagée, qui énonçait des objectifs précis en matière de services de santé mentale aux enfants et aux jeunes.
L’initiative Pour l’avancement de la santé mentale aidera la mise en œuvre des objectifs stratégiques énoncés dans le document Une responsabilité partagée, et a été annoncée en 2012 dans le cadre de la Stratégie globale de santé mentale et de lutte contre les dépendances, qui vise à résoudre les problèmes de longue date touchant la prestation de services de santé mentale aux enfants et aux jeunes, et à édifier un système adapté aux besoins des enfants, des jeunes et de leurs familles.
Les buts généraux de l’initiative Pour l’avancement de la santé mentale sont d’assurer que, quel que soit l’endroit où elles vivent en Ontario, les familles savent :
quels services de santé mentale sont offerts dans leurs communautés; et
comment obtenir les services de santé mentale et les mesures de soutien qui répondent à leurs besoins.
Pour l’avancement de la santé mentale vise également à renforcer le réseau communautaire de services de santé mentale offerts aux enfants et aux jeunes, car ce système est essentiel à la vision qui consiste à fournir des services de santé mentale aux enfants et aux jeunes qui soient accessibles, réceptifs et fondés sur les expériences des enfants et des jeunes.
[TITRE : Diapositive 6 – Les cinq piliers de l’initiative Pour l’avancement de la santé mentale]
Merci, Amélie – La diapositive 6 décrit les cinq piliers de l’initiative Pour l’avancement de la santé mentale. Pour atteindre ces objectifs, le Ministère :
définira les services essentiels;
créera et appuiera des chemins d’accès clairs avant, pendant et après les soins;
désignera des organismes responsables dans chaque zone de services, qui seront chargés de la planification entourant la prestation efficace des services essentiels;
nous nous engageons également à créer un modèle de financement transparent et équitable; et
et enfin, nous voulons nous assurer de mettre en place des outils appropriés en matière de législation, de réglementation et de responsabilisation.
[TITRE : Diapositive 7 – Les progrès à ce jour]
La diapositive 7 décrit certains des principaux progrès réalisés à ce jour :
Depuis le lancement de l’initiative Pour l’avancement de la santé mentale, des progrès importants ont été réalisés :
Après avoir discuté avec des fournisseurs de services, des parents, des jeunes et d’autres personnes, nous avons lancé en juillet 2015 les Lignes directrices et exigences relatives aux programmes communautaires de santé mentale pour les enfants et les jeunes #01 : Services essentiels et principaux processus, document qui définit un ensemble de sept services essentiels à offrir, au fil du temps, dans l’ensemble de la province, et décrit les attentes minimales associées à la prestation de ces services. Il a été élaboré à partir de l’ébauche du Cadre de prestation des services pour lequel le ministère avait recueilli les commentaires du secteur et d’autres intervenants en 2013;
31 organismes responsables sur 33 ont été désignés. Ils présentent des rapports annuels sur les services essentiels/les communautés, et ont mis sur pied un Consortium représentatif à l’échelle provinciale. Nous avons entrepris récemment un processus d’identification dans Niagara et nous prévoyons identifier un organisme responsable dans cette zone de services sous peu.
La Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, qui a reçu la sanction royale en juin 2017, permet de désigner les organismes responsables des services de santé mentale aux enfants et aux jeunes et d’établir le rôle et les responsabilités de ces organismes dans un règlement.
Nous avons aussi entrepris à l’échelle de la province deux séries de consultation portant sur un modèle d’allocation du financement, modèle qui doit être mis en œuvre à partir de 2018‑2019.
Les organismes responsables comprennent mieux leurs zones de services locales grâce à leurs travaux de planification, et ils établissent des partenariats solides avec les partenaires clés des zones de services (p. ex, réseaux locaux d’intégration des services de santé [RLISS], conseils scolaires et autres fournisseurs de services).
Ce progrès permet aux organismes responsables d’assumer de plus grandes responsabilités à l’échelle locale.
Et, comme vous le savez, nous sommes ici aujourd’hui pour désigner un organisme responsable pour la zone de services de Cochrane Timiskaming.
[TITRE : Diapositive 8 – Seize organismes responsables]
Nous passons à la diapositive 8 sur les organismes responsables :
Comme l’a indiqué Amélie le Ministère a annoncé la présence d’organismes responsables dans 31 zones de services sur 33 et nous prévoyons identifier sous peu un autre organisme.
Cela ne signifie pas qu’on a omis de travailler dans Cochrane Timiskaming où un processus de planification à l’échelle locale est en cours depuis 2016. Ce processus a favorisé une participation soutenue et un élan de la collectivité – et un résumé de cette situation sera fourni aux organismes qui soumettent un Avis d’intention de présenter une demande (ce processus sera abordé dans quelques minutes). Étant donné le travail qui a été accompli, nous sommes maintenant prêts à aller de l’avant avec un nouveau processus d’identification à Cochrane Timiskaming, et nous prévoyons de désigner les deux organismes responsables qui restent à déterminer en 2017‑2018.
Les organismes responsables ont été désignés au moyen d’un processus d’identification équitable et transparent. Le nouveau processus d’identification que nous vous présenterons aujourd’hui pour Cochrane Timiskaming s’appuie sur les processus précédents qui ont été adaptés et améliorés.
[TITRE : Diapositive 9 – Rôle et responsabilités d’un organisme responsible]
Aux diapositives 9 et 10, nous poursuivons maintenant avec la présentation du rôle et des responsabilités des organismes responsables.
[TITRE : Diapositive 10 – Un organisme responsable est...]
Alors, qu’est-ce que cela signifie que d’être un organisme responsable?
Un organisme responsable doit être un leader reconnu.
Au sein de la zone de services, l’organisme responsable doit être considéré comme un organisme qui fournit des services communautaires fiables, crédibles et fondés sur des données probantes.
Un organisme responsable doit aussi être un bon partenaire.
La majeure partie de ses activités nécessitera une collaboration avec l’ensemble des organismes et des secteurs.
Il mettra aussi l’accent sur l’édification d’un système de santé mentale destiné aux enfants et aux jeunes au sein de sa zone de services.
En la circonstance, il lui faudra planifier différemment sous l’angle de l’ensemble du système, et parfois faire des choix difficiles tout en évitant de se cantonner à son intérêt personnel.
En dernier lieu, un organisme responsable doit être un expert de la prestation de services de santé mentale d’excellente qualité aux enfants et aux jeunes.
[TITRE : Diapositive 11 – Organisme responsable – Vecteur du changement]
Tel qu’indiqué à la diapositive 11 : le Ministère signera une entente avec un organisme responsable pour chaque zone de services. Voici les responsabilités principales des organismes responsables :
Planifier la prestation des services essentiels décrits dans le document Lignes directrices et exigences, et dans tout autre document ultérieur;
Aider à rendre ces services essentiels accessibles aux parents, aux jeunes et aux enfants; et
Créer des chemins d’accès entre les organismes et les secteurs.
Comme ce diagramme l’indique, deux principaux produits livrables qui aideront les organismes responsables à s’acquitter de ces responsabilités sont le Rapport de prestation des services essentiels et le Rapport de services de santé mentale communautaire pour les enfants et les jeunes.
Le Rapport de prestation des services essentiels est élaboré par les organismes responsables afin de décrire les besoins diagnostiqués en santé mentale chez les enfants et les jeunes de leur collectivité, et de proposer des façons de répondre le plus efficacement possible à ces besoins par la prestation des services essentiels.
Nous savons désormais que la santé mentale des enfants et des jeunes ne se limite pas seulement aux services essentiels financés par le Ministère.
Par conséquent, les organismes responsables dirigeront d’autres partenaires sectoriels, comme les conseils scolaires et les bureaux de santé publique, dans le cadre de l’élaboration d’un Rapport de services de santé mentale communautaire pour les enfants et les jeunes qui expliquera comment les différents secteurs collaboreront pour répondre aux besoins en santé mentale au sein de leur zone de services, ainsi que les chemins d’accès aux services intersectoriels.
Ce rapport déterminera aussi qui est responsable de quoi, afin que les familles et les professionnels, comme les enseignants et les médecins, sachent comment se mettre en rapport avec les services communautaires de santé mentale aux enfants et aux jeunes. Et cela requiert une planification.
[TITRE : Diapositive 12 – Rapport de prestation des services essentiels]
Merci, Hélène. À la diapositive 12, nous allons maintenant examiner de façon plus détaillée les rapports que nous avons mentionnés.
Les organismes responsables devront élaborer un rapport désignant les besoins en santé mentale des enfants et des jeunes, et proposer des moyens de répondre le plus efficacement possible à ces besoins, par la prestation des services essentiels de santé mentale aux enfants et aux jeunes financés par le Ministère, comme il est actuellement expliqué dans le document #01 Lignes directrices et exigences relatives aux programmes.
Le Rapport de prestation des services essentiels a pour objet de faciliter le processus de planification pluriannuelle, une solution aux besoins changeants des collectivités locales. Les organismes responsables élaboreront alors un rapport annuel dont le Ministère se servira comme source d’information principale pour attribuer des ressources annuelles à la prestation des services essentiels.
Il sera élaboré par l’organisme responsable, en collaboration avec d’autres fournisseurs locaux de santé mentale aux enfants et aux jeunes au besoin, et il sera basé sur une évaluation de ce qui existe relativement aux attentes du Ministère et sur la meilleure manière dont il convient de répondre aux besoins.
On met actuellement au point le format particulier du rapport mais, d’une manière générale, il couvrira les aspects qui sont abordés sur la diapositive, y compris :
Population infantile et jeune desservie dans la zone de services : l’organisme responsable décrira cette population au moyen de données démographiques et soulignera les tendances.
Portrait des services : l’organisme responsable indiquera qui offrira des services essentiels dans la zone de services.
Priorités stratégiques et plan de travail : un regard est jeté sur l’avenir. Ce document décrira les priorités au chapitre de l’amélioration continue et les mesures qui seront prises à cet égard. L’organisme responsable devra donc documenter l’incidence que les programmes actuellement en place ont eue, et à établir les priorités en vue d’améliorer la qualité des programmes et leur capacité à répondre aux besoins.
Et enfin, la répartition proposée des ressources :
- On y décrira les changements proposés aux programmes et aux services, incluant qui offre quoi et comment les changements amélioreront la qualité et l’efficacité des programmes, de même que de la gamme des services essentiels offerts;
- Comme il a été mentionné, le Ministère se servira de ce rapport comme source d’information principale pour attribuer annuellement des ressources à la prestation des services essentiels, mais le rapport aura un volet prévisionnel et déterminera certaines activités pour les prochaines années, y compris les répercussions budgétaires sur les changements prévus à la prestation des services.
[TITRE : Diapositive 13 – Rapport de services de santé mentale communautaire]
À la diapositive 13, le deuxième plan, le Rapport de santé mentale communautaire pour les enfants et les jeunes, sera élaboré par l’organisme responsable en partenariat avec tous les fournisseurs de services locaux (au besoin) et les principaux intervenants de la zone de services définie.
Les parents et les jeunes devraient participer à l’élaboration du rapport en tant que premiers concernés, car il importe que le rapport soit bien adapté pour eux.
D’autres travaux concernant les exigences particulières du rapport, de même qu’un modèle standardisé, sont en cours d’élaboration, mais en général, le rapport comprend les types de renseignements suivants :
La section Engagement doit décrire les efforts de collaboration de l’organisme responsable auprès des partenaires communautaires.
Dans la section Services communautaires et voies d’accès, l’organisme responsable présentera les voies d’accès actuelles aux services dans la zone desservie.
Et, enfin, la section Priorités communautaires et plan de travail explique les grandes priorités sur tout le continuum des services et mesures de soutien en santé mentale, avec un accent mis sur le soutien de voies d’accès claires et simples à utiliser avant, pendant et après les soins, sur une période de planification de plusieurs années.
Nous comprenons que de solides relations locales doivent être renforcées par des engagements de collaboration provinciaux. Le Ministère travaille avec les autres ministères pour créer des conditions propices à la collaboration.
[TITRE : Diapositive 14 – Organismes responsables – Année 1]
À la diapositive 14, nous commençons à aborder brièvement les tâches que les organismes responsables devront effectuer pendant leur première année à ce titre.
Les organismes responsables devront d’abord élaborer le Rapport de prestation des services essentiels et le Rapport communautaire de santé mentale, y compris les activités en collaboration avec les partenaires locaux.
Le Ministère reconnaît qu’aucun organisme n’aura la capacité d’assumer immédiatement toutes les fonctions d’un organisme responsable.
C’est pourquoi le Ministère travaillera de concert avec différents partenaires pour mettre en place des mesures de soutien visant à aider les organismes responsables désignés à créer les capacités nécessaires.
L’appui pourrait être accordé en fonction de l’évaluation des capacités actuelles de l’organisme responsable de même que de la portée des changements qui s’imposent pour satisfaire les attentes du Ministère; par conséquent, chaque organisme responsable aura besoin de mesures de soutien dans différents domaines.
Ces mesures de soutien pourraient inclure du financement, des séances de formation et d’autres outils, le cas échéant.
Le Ministère continuera de tenir des réunions trimestrielles avec les dirigeants des organismes responsables pour surveiller et coordonner la prestation des mesures de soutien, et pour donner l’occasion aux organismes responsables d’apprendre les uns des autres.
Ces réunions nous fourniront également l’occasion de suivre le progrès de la mise en œuvre à l’échelle de la province.
Le Centre d’excellence de l’Ontario en santé mentale des enfants et des adolescents a également restructuré son modèle de services afin d’attribuer un courtier du savoir à chaque organisme responsable.
Ces courtiers du savoir travaillent directement avec les organismes responsables pour faciliter l’accès aux ressources et aux données probantes, et ils fournissent un soutien ciblé dans des secteurs comme la gestion de projets et la capacité de données.
Pour obtenir une description plus détaillée du rôle et des responsabilités des organismes responsables, ainsi que du soutien, veuillez consulter le Guide du processus d’identification d’un organisme responsable pour Cochrane Timiskaming, affiché sur le site Web Pour l’avancement de la santé mentale.
[TITRE : Diapositive 15 – Processus d’identification
Et maintenant à la diapositive 15, nous allons aborder le point principal de notre séance : le processus d’identification.
[TITRE : Diapositive 16 – Admissibilité]
La diapositive 16 décrit l’admissibilité : Il faut tout d’abord se poser la question à savoir qui est admissible à faire une demande.
Un organisme peut être pris en considération comme organisme responsable des services de santé mentale aux enfants et aux jeunes dans ce processus d’identification pour le plan d’action Pour l’avancement de la santé mentale s’il est un organisme sans but lucratif dûment constitué en personne morale, et est financé à l’heure actuelle par la province de l’Ontario ou par une municipalité de l’Ontario pour offrir des services communautaires de santé mentale aux enfants et aux jeunes dans la zone de services de Cochrane Timiskaming.
L’expression « prestation de services de santé mentale aux enfants et aux jeunes » signifie que l’organisme est actuellement financé pour fournir des services, ou au moins un service correspondant à la définition de « services essentiels » (qu’on retrouve dans le document Lignes directrices et exigences relatives aux programmes communautaires de santé mentale pour les enfants et les jeunes #01 : Services essentiels et principaux processus) aux enfants, aux jeunes et aux familles de la zone de services de Cochrane Timiskaming. Le service peut être financé soit par la province de l’Ontario ou par une municipalité.
On nous a souvent demandé si les organismes peuvent présenter une demande en partenariat. Le Ministère ne conclura qu’une seule entente contractuelle avec un seul organisme responsable par zone de services. Les demandes présentées par des partenariats ne seront pas considérées comme admissibles.
[TITRE : Diapositive 17 – Processus d’identification : Aperçu]
La diapositive 17 décrit en détail les principales étapes du processus d’identification. Ce processus est réalisé en six étapes :
La collecte de renseignements supplémentaires au sujet du processus d’identification au moyen de cette présentation;
La période pour envoyer un Avis d’intention de présenter une demande;
La possibilité qui vous est offerte de poser des questions;
Le temps requis pour remplir la demande;
La vérification/les éclaircissements; et
La prise de décision du Ministère.
[TITRE : Diapositive 18 – Processus d’identification : Dates clés]
Avant d’entamer l’examen détaillé du processus, nous aimerions passer en revue avec vous les dates clés de ce processus à la diapositive 18. Il se peut qu’on se répète au cours de cette présentation, mais nous voulons nous assurer que tout est clair concernant les dates.
Le modèle du formulaire de demande et le formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande sont déjà accessibles sur le site Web Pour l’avancement de la santé mentale, ainsi que dans le Guide.
Vous avez jusqu’au 19 janvier, à 16 h, pour envoyer votre formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande au Ministère.
Le Ministère vous enverra un formulaire électronique de demande à remplissage direct le 22 janvier. Comme nous l’avons mentionné précédemment, vous recevrez aussi un résumé des travaux de planification qui ont été accomplis à ce jour dans la zone de services de Cochrane Timiskaming.
Le fait de soumettre un formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande dûment rempli vous assurera de recevoir le formulaire de demande à remplissage direct. Toutefois, le fait d’envoyer un formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande ne signifie pas que vous êtes obligé de remplir la demande.
Toutes les demandes doivent être envoyées d’ici le 9 février 2018 à 16 h.
Le Ministère procédera ensuite aux vérifications nécessaires et devrait être en mesure de déterminer l’organisme responsable à Cochrane Timiskaming au cours de l’hiver 2018.
[TITRE : Diapositive 19 – Séance d’information]
Examinons maintenant d’un peu plus près les sept étapes du processus d’identification.
Tout d’abord, la séance d’information à la diapositive 19.
La présentation et l’enregistrement audio que vous consultez maintenant sont disponibles en français et en anglais sur notre page Web Pour l’avancement de la santé mentale.
[TITRE : Diapositive 20 – Avis d’intention de présenter une demande]
La diapositive 20 décrit le processus d’avis d’intention de présenter une demande. Le fait de remplir et de soumettre un formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande permettra au Ministère d’envoyer ensuite un document de demande électronique à remplissage direct aux organismes intéressés et de maintenir la communication avec eux.
Nous voulons nous assurer que tous les organismes candidats au rôle d’organisme responsable reçoivent les mêmes renseignements.
Comme nous l’avons mentionné, le fait d’envoyer le formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande n’engage pas l’organisme à remplir la demande.
Le formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande doit être reçu au Ministère d’ici le 19 janvier à 16 h.
Nous passerons maintenant à la prochaine étape du processus.
[TITRE : Diapositive 21 – Période de questions]
Nous reconnaissons le fait que vous aurez certainement d’autres questions auxquelles vous souhaiterez obtenir des réponses à mesure que vous approfondirez le processus de demande et la diapositive 21 présente les principales dates pour la période de questions.
Veuillez envoyer toutes vos questions par courriel à avancementsantementale@ontario.ca d’ici le 25 janvier à 16 h.
Nous y répondrons dans un seul et même document de Questions et Réponses que nous expédierons le 30 janvier.
Les réponses seront envoyées à tous les organismes qui auront soumis un formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande ou qui nous auront envoyé des questions par courriel, ou qui ont demandé une demande électronique à remplissage direct par la suite.
Ce processus a pour objet d’assurer l’accès de tous les organismes candidats potentiels aux mêmes renseignements.
[TITRE : Diapositive 22 – Processus de demande]
Nous allons maintenant présenter le processus de demande aux diapositives 22 à 25.
Les formulaires électroniques de demande à remplissage direct seront envoyés par courriel le 22 janvier aux organismes ayant soumis un formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande. Avec le formulaire, nous fournirons aussi un résumé du processus de planification communautaire qui a été effectué jusqu’à ce jour dans la région de Cochrane Timiskaming.
Après cette date, vous pourrez encore obtenir un formulaire électronique à remplissage direct et le résumé de la planification communautaire en nous acheminant une demande par courriel à cet effet. Veuillez noter cependant que la date limite de réception des demandes demeure la même.
Le contenu du formulaire de demande à remplissage direct est identique à celui du modèle affiché sur notre page Web, et ce formulaire ne comporte aucune restriction.
Nous encourageons les organismes à se prévaloir de leur expertise interne pour préparer et remplir la demande, et les fonds accordés par le Ministère ne peuvent pas servir à recourir au savoir-faire d’une tierce partie à ces fins.
[TITRE : Diapositive 23 – Suite du processus de demande]
Comme nous l’avons indiqué précédemment, les demandes dûment remplies doivent nous parvenir avant 16 h le 9 février en version accessible Word ou PDF.
Nous exercerons une surveillance constante des courriels entrants, et vous recevrez un accusé de réception dans les meilleurs délais. Si vous ne recevez pas d’accusé de réception dans les deux jours ouvrables, nous vous prions de communiquer avec nous.
[TITRE : Diapositive 24 – Suite du processus de demande]
Il est important de noter que si vous présentez une demande en français, elle sera traduite en anglais et la version traduite sera examinée.
Il s’agit là encore d’assurer l’équité du processus en faisant en sorte que toutes les demandes présentées pour une zone de services seront examinées par le même comité.
La première vérification de la demande permettra essentiellement de contrôler si elle est bien remplie et si l’organisme qui la présente est admissible.
[TITRE : Diapositive 25 – Suite du processus de demande]
Une fois que la demande aura fait l’objet d’une première vérification, elle sera transmise aux examinateurs — un comité formé d’employés du Ministère.
Les organismes doivent être explicites dans leur demande et éviter de supposer que les examinateurs connaissent déjà les caractéristiques de l’organisme.
Le comité évaluera la demande en fonction des catégories et de la pondération expliquée ici. Les quatre premières catégories fournissent un aperçu des activités existantes de l’organisme et comptent pour 50 % de la note globale. Le ministère peut tenir compte d’autres sources d’information pour évaluer les renseignements exigés, à son gré et, s’il y a lieu, l’organisme en sera informé. À noter cependant que toutes les propositions seront évaluées dans le même cadre.
Ces catégories vous permettront de nous expliquer ce que vous avez accompli.
La dernière section, le texte explicatif, vous donnera l’occasion d’indiquer au Ministère ce que vous pourrez faire dans l’avenir si vous recevez la désignation d’organisme responsable.
Nous vous fournirons de plus amples renseignements sur ces catégories dans le cadre de notre explication sur la demande.
[TITRE : Diapositive 26 – Vérification/Éclaircissements]
Comme nous l’avons mentionné précédemment, les vérifications seront effectuées à la discrétion du Ministère et constituent un examen plus approfondi des renseignements fournis par les organismes candidats dans leurs demandes.
La diapositive 26 fournit plus de détails.
Le Ministère se réserve le droit de demander, en tout temps, des renseignements supplémentaires et de vérifier ou de faire préciser les informations fournies dans la demande, notamment en consultant des employés des bureaux régionaux, des experts en la matière, des intervenants communautaires ou d’autres tierces parties, ainsi que par des visites sur place ou par d’autres moyens afin de mener à bien l’évaluation et le processus d’identification.
Les organismes seront dûment informés de la nécessité des activités de vérification, le cas échéant; on peut citer à titre d’exemple un avis de visite sur place. On prévoit de procéder aux activités de ce type en février 2018.
Si le Ministère estime qu’une vérification doit être effectuée, il demandera des renseignements à l’ensemble des organismes candidats qui ont présenté une demande dans une zone de services spécifique.
Le Ministère peut également demander des renseignements se rapportant à un organisme en particulier.
Cela signifie, par exemple, que si le comité d’examen souhaite examiner un document précis d’un organisme, il devra également demander ce même document, ou un document semblable, à tous les organismes candidats qui ont présenté une demande pour la même zone de services. Toutefois, si le comité d’examen veut approfondir une question particulière mentionnée dans la demande d’un organisme candidat, au sujet d’un programme offert, par exemple, il ne demandera des renseignements qu’à l’organisme candidat concerné.
Les renseignements obtenus après la vérification ou les éclaircissements seront renvoyés aux examinateurs et donneront éventuellement lieu à des modifications de la note accordée pour les parties correspondantes de la demande.
Une question que nous avons reçue au cours de séances d’information précédentes porte sur la participation des bureaux régionaux dans le processus d’identification. Le bureau régional n’a pas de représentant au sein du comité d’examen, mais il fournit des renseignements à celui-ci au stade de la vérification. Les renseignements obtenus à la suite de n’importe quel aspect de la vérification ou de l’éclaircissement constituent des suppléments dont le comité d’examen tiendra compte dans la notation des demandes.
[TITRE : Diapositive 27 – Prise de decision]
À présent, à la diapositive 27, l’étape finale du processus d’identification est la prise de décision.
Le Ministère tiendra compte de toutes les informations recueillies au cours du processus d’examen.
Il est important de noter, cependant, que l’évaluation n’est qu’un élément parmi d’autres dans le processus d’identification d’un organisme responsable (par exemple, l’évaluation des antécédents d’un organisme candidat dans la prestation de services de santé mentale aux enfants et aux jeunes, sa portée géographique dans la zone de services et les groupes de population desservis, de même que, le cas échéant, ses antécédents comme organisme responsable s’il a déjà été désigné à ce titre dans une autre zone de services).
Veuillez prendre note que, même si un organisme fait parvenir une demande en bonne et due forme au Ministère et qu’il satisfait aux critères d’admissibilité, rien ne garantit que cet organisme candidat sera désigné comme organisme responsable.
De plus, le Ministère n’est nullement obligé de sélectionner un organisme responsable s’il ne trouve aucun candidat satisfaisant. La décision prise par le Ministère de ne pas désigner un organisme candidat comme organisme responsable est finale.
[TITRE : Diapositive 28 – La demande]
Maintenant, nous aborderons la demande en tant que telle à partir de la diapositive 29.
[TITRE : Diapositive 29 – Aperçu de la demande]
La diapositive 29 décrit un certain nombre de parties de la demande : une liste de contrôle et une page couverture, les coordonnées des personnes-ressources, le profil du fournisseur de services, l’évaluation de la capacité, le texte explicatif, la déclaration et les pièces jointes requises.
Le formulaire de demande qui sera distribué est un document Word à remplissage direct.
Comme nous l’avons déjà signalé, l’envoi du formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande vous assurera de recevoir le formulaire de demande à remplissage direct dans les meilleurs délais, mais vous avez la possibilité de demander ce formulaire à une date ultérieure.
Seules seront acceptées les demandes remplies dans le format Word ou PDF accessible. La déclaration peut-être jointe au courriel séparément à la demande si nécessaire.
[TITRE : Diapositive 30 – Liste de contrôle et page couverture de la demande]
Comme nous l’avons mentionné précédemment, la première partie de la demande comporte une liste de contrôle et une page couverture – qui sont décrites à la diapositive 30.
La liste de contrôle est simplement un outil visant à aider les organismes à vérifier qu’ils ont bien rempli toutes les parties de la demande.
[TITRE : Diapositive 31 – Partie A : Coordonnées des personnes-ressources]
La diapositive 31 décrit le besoin de coordonnées.
Nous vous demandons :
les coordonnées de la principale personne-ressource affectée à la demande durant le processus d’identification;
les coordonnées du président du conseil d’administration et du directeur général (ou leurs équivalents) auxquels nous transmettrons les résultats du processus d’identification;
de nous indiquer si la demande a été remplie par une tierce partie et, le cas échéant, de nous fournir ses coordonnées (à titre d’information seulement).
[TITRE : Diapositive 32 – Partie B : Profil du fournisseur de services]
La Partie B, qui est décrite à la diapositive 32, est réservée au profil du fournisseur de services.
Le profil du fournisseur sert à présenter au Ministère une description des services actuellement offerts par votre organisme, y compris les services essentiels en santé mentale pour les enfants et les jeunes, les autres services financés par le Ministère, et les services financés par d’autres ministères et organismes de l’Ontario. Il doit également présenter une description de la capacité d’un organisme à offrir ses services en français.
Le profil du fournisseur comprend aussi des renseignements généraux sur l’organisme.
[TITRE : Diapositive 33 – Partie C : Évaluation de la capacité]
La Partie C de la demande, qui est décrite à la diapositive 33, porte sur l’évaluation de la capacité, et son taux de pondération est de 50 %.
Cette partie vise à fournir des renseignements au Ministère sur les forces de l’organisme candidat de manière à faciliter l’élaboration de mesures qui accroîtront sa capacité et à établir une distinction entre les différents organismes candidats.
L’évaluation de la capacité s’articule autour des quatre catégories que nous avons mentionnées précédemment et s’aligne sur la capacité nécessaire pour remplir le rôle et les responsabilités des organismes responsables, présentée dans le Guide du processus d’identification de l’organisme responsable à Cochrane Timiskaming. Les quatre catégories de l’évaluation de la capacité sont :
Leadership stratégique et gouvernance;
Expertise au chapitre des services, de la gestion de programmes et de l’harmonisation;
Coordination des services, continuité et partenariats communautaires; et
Infrastructure.
Les réponses aux questions de la présente section doivent faire la démonstration de la caractéristique souhaitée de l’organisme et dans quelle mesure.
Chaque question est suivie d’un espace dans lequel l’organisme peut indiquer les documents ou d’autres faits qui appuient la réponse fournie.
Lorsque vous répondez à ces questions, il est important que vous fournissiez des renseignements détaillés dans la zone de texte prévue à cet effet.
NE fournissez PAS au Ministère uniquement des liens vers les documents d’appui sans fournir de réponses dans la zone de texte; vous avez toutefois la possibilité de faire un renvoi à des réponses qui apparaissent ailleurs dans la demande.
NE joignez PAS à la demande des documents ou faits à l’appui de celle-ci étant donné qu’ils ne seront pas pris en compte dans le processus d’évaluation, à moins que le Ministère estime nécessaire de procéder à des vérifications ou de demander des éclaircissements ou jusqu’à ce qu’il juge opportun de le faire.
Le Ministère évaluera chaque demande selon ses mérites propres pour déterminer si l’organisme candidat possède les attributs d’un organisme responsable.
Aucun seuil minimal ne sera imposé pour que la demande de désignation comme organisme responsable puisse être prise en considération.
Il est possible que certaines de vos réponses répètent des renseignements que vous avez déjà fournis dans des réponses précédentes.
Le comité d’examen étudiera minutieusement le contenu de la demande avant d’attribuer un pointage à chaque question.
Vous êtes libre de répondre aux questions comme vous le souhaitez, mais nous vous conseillons de faire en sorte que votre demande soit aussi explicite et complète que possible.
Encore une fois, nous aimerions souligner que les organismes doivent être précis dans la présentation de leur demande et qu’ils évitent de présumer que les examinateurs connaissent les caractéristiques de ces organismes.
C’est pourquoi vous devez être le plus précis possible dans vos réponses et fournir tous les renseignements que vous estimez nécessaires pour mettre en lumière votre capacité à assumer le rôle d’organisme responsable.
Vous trouverez une description plus détaillée du rôle des organismes responsables à l’annexe 1 du Guide : Rôle et responsabilités à l’échelle locale et provinciale des organismes responsables.
Vous pouvez également consulter les questions précises demandées dans le modèle du formulaire de demande. Ces deux documents sont affichés en ligne.
[TITRE : Diapositive 34 – Partie D : Texte explicatif]
Voilà pour l’évaluation de la capacité. La Partie D de la demande porte sur le texte explicatif, qui est décrit à la diapositive 34 et constitue l’autre 50 % du taux de pondération.
La finalité de ce texte consiste à expliquer au Ministère comment les organismes peuvent participer à l’atteinte des objectifs de l’initiative Pour l’avancement de la santé mentale en décrivant sa perception de la transformation du système et son évaluation des défis et des possibilités d’avenir.
En outre, le texte explicatif s’attachera à démontrer si l’organisme possède la perspective globale et la capacité nécessaires pour s’acquitter efficacement du rôle d’organisme responsable dans la zone de services de la deuxième phase visée par sa demande. L’organisme devra également faire la preuve de sa compréhension des ressources et mesures requises pour réaliser cette vision, notamment en ce qui concerne la diversité des besoins, la participation et les partenariats.
Sachant que de nombreux organismes ne connaissent pas bien le rôle et les responsabilités d’un organisme responsable, le Ministère considère qu’il est important de savoir comment l’organisme prévoit d’aborder l’établissement d’un système local de services plus solide – tant à l’échelle locale que dans le cadre d’un système provincial.
Les organismes doivent fournir tous les renseignements nécessaires dans le texte explicatif de la demande.
Les renseignements reçus par le truchement du processus de vérification et de demande d’éclaircissements peuvent influer sur la note attribuée à n’importe quelle partie de la demande.
[TITRE : Diapositive 35 – Partie E : Déclaration]
Pour terminer, à la diapositive 35, voyons la déclaration qui est abordée à la Partie E.
Dans la Partie E, il est indiqué que la déclaration doit être signée par deux dirigeants investis de l’autorité de lier l’organisme. Le libellé de la déclaration apparaît dans le Guide et le formulaire de demande.
[TITRE : Diapositive 36 – Pièces jointes]
Abordons maintenant le volet « pièces jointes ».
Un certain nombre de pièces jointes doivent accompagner votre demande, telles que décrites à la diapositive 36. Il s’agit des documents suivants :
Le plus récent plan stratégique, ou son équivalent;
Une carte de la portée géographique ou zone actuellement desservie de votre organisme (si disponible);
Un organigramme;
La liste des noms des membres du conseil d’administration et leurs coordonnées;
Le rapport d’agrément le plus récent (si l’organisme est agréé);
Les états financiers vérifiés les plus récents de l’organisme;
Les documents de constitution en personne morale, comme les lettres patentes.
Toutes les pièces jointes devront être numérisées et transmises par voie électronique avec la demande.
Les demandes ou les pièces jointes soumises en version papier ne seront pas acceptées.
Les pièces jointes seront examinées, mais elles ne seront pas nécessairement notées, à moins d’être liées de façon spécifique à une question du formulaire de demande.
Afin qu’il n’y ait aucune équivoque, nous précisons que ces pièces jointes sont requises et doivent accompagner votre demande. Elles sont distinctes des « documents et faits à l’appui de votre demande » dont il a été question plus tôt dans la section sur l’évaluation de la capacité qui faisait l’objet de la diapositive 34.
On nous a aussi demandé si le Ministère tiendra compte de lettres d’appui qui seraient jointes à la demande. Nous vous prions de n’inclure aucune lettre de soutien ni aucune autre pièce jointe non requise; ces documents ne seront pas évalués dans le cadre de la demande.
Les pièces jointes qui doivent être transmises, comme Rachel l’a indiqué, figurent dans le profil du fournisseur de services et dans la liste de contrôle.
Veuillez prendre note que, lorsque vous présenterez votre demande et les pièces jointes requises, vos fichiers seront peut-être trop lourds pour être envoyés par courriel.
Vous pouvez nous les faire parvenir en plusieurs courriels, mais assurez-vous de nous envoyer toutes les pièces jointes.
Dans le champ « Objet », inscrivez seulement « Partie 1 de 2 », ou toute autre indication nous permettant de comprendre que vous nous ferez parvenir d’autres courriels.
[TITRE : Diapositive 37 – Processus d’identification : Dates clés]
Voyons maintenant les dates clés – celles-ci sont décrites à la diapositive 37 sous forme de résumé.
Vous avez jusqu’au 19 janvier, à 16 h, pour envoyer votre formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande au Ministère.
Après l’échéance, le Ministère enverra à chaque organisme qui aura envoyé un formulaire d’Avis d’intention de présenter une demande, un formulaire de demande à remplissage direct ainsi qu’un résumé du processus de planification communautaire qui a été effectué jusqu’à ce jour dans la région de Cochrane Timiskaming.
Toute question concernant la demande ou le processus d’identification devra être formulée et envoyée sur le compte de courriel Pour l’avancement de la santé mentale du Ministère d’ici le 25 janvier, à 16 h, et les réponses seront transmises d’ici à la fin de la journée le 30 janvier.
La demande dûment remplie devra être déposée au plus tard à 16 h le 9 février 2018.
Les vérifications et les demandes d’éclaircissements suivront, après quoi le Ministère devrait être en mesure de déterminer l’organisme responsable à Cochrane Timiskaming au cours de l’hiver 2018.
[TITRE : Diapositive 38 – Courriel et page Web]
Notre présentation prend fin ici, et nous vous remercions d’avoir pris le temps de vous joindre à nous.
N’oubliez pas que vous pouvez poser toutes vos questions au sujet du processus d’identification et de la demande, par courriel à avancementsantementale@ontario.ca, et nous répondrons le 30 janvier à toutes les questions reçues.
Vous pouvez aussi nous visiter en tout temps à l’adresse www.ontario.ca/avancementsantementale pour voir les mises à jour qui sont faites à notre site Web. Ces liens se trouvent à la diapositive 38.
Nous espérons que le contenu de cette séance vous sera utile, et nous vous remercions encore une fois d’avoir pris le temps d’y participer.
Merci.